¿Qué y cuáles son los libros obligatorios de una empresa?

Si cuentas con una sociedad mercantil o estás pensando en formalizar alguna, debes saber que como empresario tienes la obligación de llevar una serie de libros. Libros que son indispensables para controlar las operaciones del negocio y cumplir con obligaciones legales.

En este artículo nos enfocamos en explicar cada uno de los libros que debes elaborar y mantener obligatoriamente en una empresa: los libros contables, mercantiles y fiscales. 

¿Qué son los libros de una empresa? 

Los libros que una empresa debe llevar, de forma obligatoria, son documentos que sirven como registro oficial de sus actividades económicas, de la situación patrimonial o de su constitución y relación entre socios o con terceros. Pero no sólo son documentos informativos, también cuentan con una función probatoria en materia legal o fiscal. 

Por ejemplo, el libro diario y el de inventario son libros contables obligatorios. También está el libro de acta y el de registro de la sociedad, que son libros mercantiles obligatorios. 

Estos libros deben contener información precisa sobre la administración de la compañía. Por lo que deben encontrarse actualizados y reflejar todas las transacciones o cambios relevantes en el seno de la organización. 

¿Cuáles son los libros que debe llevar una empresa?

Los libros que las empresas deben mantener como parte del cumplimiento de leyes mercantiles, normativas fiscales y otras regulaciones empresariales se pueden clasificar en tres categorías:

Libros contables obligatorios

El Código de Comercio expresa que todos los empresarios deben llevar, ordenadamente, la contabilidad de la organización, así como elaborar periódicamente inventarios y balances. Para esto, la misma norma establece dos libros contables obligatorios:

• Libro diario. Aquí se registran, diariamente y por orden cronológico, todas las operaciones contables que realiza la empresa (compras, ventas, préstamos…). Se indica la fecha, el concepto, el importe deudor/acreedor y el código de las cuentas afectadas por la transacción.
• Libro de inventarios y cuentas anuales. Es un libro contable obligatorio en el que se recoge el registro detallado del patrimonio de la empresa (valor de los bienes y de los derechos y obligaciones de la sociedad), al inicio y al final de cada ejercicio económico, así como los estados financieros.
  • Se compone de los siguientes documentos: 
  • Balance inicial de la empresa.
  • Balances de sumas y saldos de comprobación de periodicidad trimestral.
  • Inventario de cierre del ejercicio.
  • Documentación de las cuentas anuales:
    • Balance de situación.
    • Cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados.
    • Estado de cambios en el patrimonio neto.
    • Estado de flujos de efectivo, si corresponde.
    • Memoria del ejercicio, que es la explicación de todos los documentos anteriores.

Estos libros contables deben ser elaborados dentro de un lapso máximo de 3 meses, contados a partir del cierre del ejercicio. Después, deben presentarse, por vía telemática, ante el Registro Mercantil Provincial del mismo domicilio de la empresa (legalización de libros). 

Libros mercantiles obligatorios

Estos no son libros contables, pero también son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. Recogen las decisiones y los acuerdos internos adoptados por los órganos sociales de la empresa. También registran la composición y las variaciones del capital social. 

Los libros mercantiles obligatorios son los siguientes:

• Libro de actas. En este documento se transcriben los acuerdos a los que llegan las juntas generales ordinarias y especiales o el consejo de administración.
  • Deben contener: la fecha, el lugar, los asistentes, el resumen de los asuntos tratados, los acuerdos adoptados y las firmas de los intervinientes, etc.
• Libro registro de sociedades, de socios o de acciones nominativas, según el tipo de sociedad. Recoge los datos identificatorios de los socios que conforman la empresa, sus aportaciones y la participación de cada uno en el capital social. Corresponden a los siguientes tipos de empresa:
  • Libro de registro de sociedades. Propio de una Sociedad de Responsabilidad Limitada Unipersonal SRLU.
  • Libro de registro de socios. Corresponde a las Sociedades Limitadas SL.
  • Libro de registro de acciones nominativas. Propio de las Compañías Anónimas.

Estos libros de empresa deben elaborarse de manera electrónica para su posterior presentación y legalización en el Registro Mercantil.

Libros fiscales obligatorios

Los libros fiscales son aquellos que recogen las operaciones sujetas a tributación, de las sociedades mercantiles. Contienen información financiera de gran relevancia para cumplir con las obligaciones ante Hacienda.

Los libros fiscales obligatorios son los siguientes:

• Libro de facturas emitidas. Este libro de la empresa recoge la información de todas las facturas generadas, sean por ventas o prestaciones de servicios.
  • Contiene los siguientes datos: número de la factura, datos del destinatario, fecha de expedición, concepto, base imponible, tipo impositivo aplicado e importe total.
• Libro de facturas recibidas. En este documento se registran todas las facturas que la sociedad mercantil ha recibido de sus proveedores, por compras o adquisiciones de bienes o servicios realizadas. Los datos a registrar son los mismos que en el caso de facturas emitidas.
• Libro de bienes de inversión. Es un tipo de libro contable en el que se registran los bienes corporales (son físicos y pueden palparse) muebles e inmuebles, que han sido adquiridos para ser utilizados en la empresa y qué tienen un ciclo de vida útil superior a un año. Puede ser de dos tipos :
  • Libros de bienes de inversión IRPF. Para registrar los bienes adquiridos con un importe de más de 300 €.
  • Libros de bienes de inversión de IVA. Dirigido para los sujetos pasivos del IVA. Se registran los bienes con una base imponible, de mínimo, 3.005,06 €.
• Libro de operaciones intracomunitarias. Es un libro contable en el que se registran los datos de las operaciones comerciales que realiza la empresa con profesionales o sociedades radicadas en otros países de la Unión Europea.

Todos estos libros obligatorios para las empresas permiten que las organizaciones puedan desarrollar sus actividades conforme a la ley. El incumplimiento de llevar estos libros puede acarrear sanciones administrativas y hasta penales.

Por esto es necesario que cada uno de los libros contables, fiscales y mercantiles se lleven con transparencia y rigor y bajo el asesoramiento de profesionales expertos.

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