Guía completa sobre las actas notariales

El Notario tiene entre sus funciones dar fe de lo que ha percibido de forma directa a través de sus sentidos, o de aquellos hechos que han sido previamente acreditados ante él. Para esto extiende un acta notarial, siempre a petición de la parte interesada que tenga la capacidad y la legitimidad para hacerlo.

Pero ¿en qué casos es necesaria un acta notarial? ¿Para qué sirven las actas notariales?

¿Qué son las actas notariales?

Las actas notariales son aquellos documentos emitidos y autorizados por el Notario en los que da fe de los hechos o circunstancias que presencie o que le constan, siempre que no puedan catalogarse como contratos o actos.

Pero ¿para qué sirven las actas notariales? Existen diversos tipos de actas notariales. Sin embargo, de manera general, estos documentos públicos tienen como objeto los hechos, por lo que contienen la constatación de hechos o recogen la percepción que el Notario tenga de dichos hechos.

¿Quién puede solicitar un acta notarial?

Un acta notarial puede ser requerida sólo por quién posea interés legítimo sobre el hecho o acto que se desea hacer constar. Pero además:

• La petición al Notario debe tener carácter legal, es decir no puede infringir las normas legales ni violar los derechos de los demás ciudadanos. Cabe destacar que el Notario hace constar en el acta la capacidad y legitimidad que posee el requirente.
• La solicitud no puede invadir competencias del sector administrativo o judicial.

Las actas notariales permanecen custodiadas por el Notario que las haya autorizado. Pero el requirente, cualquier persona que posea el interés legítimo de conocer su contenido o la autoridad judicial podrá solicitar una copia.

¿Para qué sirven las actas notariales? 

Las actas notariales prueban de manera irrefutable el hecho que menciona, siendo su contenido indiscutible ante instancia judicial, salvo que se intente un procedimiento civil para demostrar que ha sido un documento falsificado o alterado (querella de falsedad). 

En esta característica reside el gran valor de toda acta notarial, porque es lo que le permite al ciudadano poder tener la evidencia de ciertos hechos o actos. Evidencia que en posteriores circunstancias puede ser calificada como prueba dentro de un procedimiento judicial, en un acto administrativo o en un negocio privado. 

Pero veamos cuál es el objeto de cada tipo de acta notarial.

Para qué sirven las actas notariales de acuerdo a su clasificación

Sin importar el tipo de acta, la actuación del Notario siempre se caracteriza por la imparcialidad. Es cierto que en el acta recogerá el interés del requirente, pero sin dejar a un lado la comprobación de la certeza de los hechos.

Entre los principales tipos de actas notariales se encuentran las siguientes:

Actas de presencia

Las actas notariales de presencia sirven para acreditar la verdad o realidad del hecho que ha motivado su solicitud. La redacción la realizará el Notario de acuerdo a lo que perciba del acto directamente a través de sus sentidos.

¿Para qué sirven las actas notariales de presencia? Por ejemplo, para hacer constar:

• La entrega de documentos o dinero.
• El ofrecimiento de pago.
• La existencia de una persona.
• La exhibición de objetos o documentos ante el Notario, etc.

Entre las actas notariales de presencia están:

Actas de remisión de documentos por correo

El envío de documentos por vía telemática, por correo ordinario o por cualquier otro canal idóneo puede hacerse constar mediante un acta notarial. En esta acta el Notario acredita el contenido del documento enviado, la remisión y la fecha de entrega, entre otros datos. 

Estas actas son muy útiles en el caso de requerirse un comprobante del envío de una carta o documento, pero con validez probatoria.

Actas de notificación y requerimiento

Las actas de notificación sirven para transmitir una información o decisión del requirente a una persona determinada. Por su parte, las actas de requerimiento le comunican al destinatario una exigencia judicial para que adopte cierta conducta, por ejemplo, pagar una deuda.  

Actas de exhibición de cosas o documentos

Son actas en las que el Notario describe las características o circunstancias que identifican a un determinado objeto o documento. 

• Las actas de exhibición de cosas pueden estar acompañadas de planos, certificaciones o fotografías que complementan la descripción del objeto. 
• Las actas de exhibición de documentos deben incluir el resumen de su contenido.

Actas notariales de protocolización

Estos instrumentos cuentan con las mismas características generales que las actas de presencia. Sirven para incorporar documentos públicos o privados al protocolo notarial, quedando de esta forma la matriz conservada y custodiada en los archivos de la Notaría.

En su contenido el Notario hace constar que ha examinado el documento a protocolizar. Además se hace relación a la declaración de la voluntad del solicitante o al cumplimiento de la providencia que ordene su expedición.

Actas de referencia

Son documentos notariales que sirven para recoger las manifestaciones o declaraciones que realiza una persona ante el Notario. Pero no acreditan la veracidad de tales manifestaciones, solo el hecho de la declaración. 

Por ejemplo, esta acta se puede utilizar en caso de que te toque la lotería, pero compartas papeletas con amigos.

Actas de notoriedad

El objeto de estas actas es la comprobación de hechos notorios sobre los que se puedan fundar o declarar derechos patrimoniales o personales, con efectos jurídicos. Por ejemplo, las actas de declaración de herederos abintestato (herederos sin testamento) son actas de notoriedad.

Para su autorización, el Notario solicita y examina las pruebas que estime necesarias para comprobar la veracidad de los hechos, incluso puede realizar notificaciones por edictos. 

Actas notariales de depósito

Son actas en las que el Notario hace constar la recepción de depósito de documentos, objetos o valores que se le hayan confiado para su custodia. 

Pero ¿para qué sirven las actas notariales de depósito? Por ejemplo, en el caso de que una persona consigne joyas o dinero al Notario para su resguardo.

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En Notaría Iglesias & Fernandez – Martos hemos querido que conozcas de forma sencilla para qué sirven las actas notariales, porque son documentos públicos de invaluable importancia a la hora de realizar diversos trámites. 

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